„Ma ei saa oma raamatupidajat kätte.“
Seda lauset olen uutelt klientidelt kuulnud rohkem kui korra.
Mõnikord vastab raamatupidaja kirjadele suure viivitusega või ei vasta üldse. Vahel läheneb käibedeklaratsiooni või majandusaasta aruande tähtaeg, kuid ettevõtja ei tea, kas vajalikud tööd saavad õigeks ajaks tehtud.
Tavaliselt ei hakata raamatupidajat vahetama ühe vastamata e-kirja pärast. Mõte vahetusest tekib siis, kui probleemid korduvad ja ettevõtjal kaob kindlus, et tema raamatupidamine on korras.
Põhjuseid võib olla mitu. Aruanded hilinevad, raamatupidaja teadmised või töövõtted ei ole enam ajakohased või on ettevõtte vajadused aja jooksul muutunud.
Raamatupidaja vahetamine võib tunduda keeruline. Millal on õige aeg vahetada? Milliseid andmeid tuleb eelmiselt raamatupidajalt küsida? Kas vahetada võib keset aastat? Mis saab siis, kui vajalikud andmed jäävadki saamata?
Tegelikult ei pea raamatupidaja vahetamine olema keeruline, kui üleminek on hästi korraldatud.
Selles artiklis vaatame samm-sammult läbi, kuidas raamatupidajat vahetada ja mida teha selleks, et üleminek läheks võimalikult sujuvalt.
Millal tasub raamatupidaja vahetamisele mõelda?
Raamatupidaja vahetamine ei ole otsus, mida ettevõtja tavaliselt kergekäeliselt teeb. Senine raamatupidaja tunneb ettevõtte tegevust ning uue inimese leidmine ja andmete üleandmine tähendab lisatööd.
Üks hilinenud vastus või eksimus ei tähenda veel, et peaks kohe uut raamatupidajat otsima. Kui aga probleemid korduvad, tasub mõelda, kas senine koostöö vastab endiselt ettevõtte vajadustele.
1. Raamatupidajat on raske kätte saada
Minu kogemuse põhjal on see üks tavalisemaid põhjuseid, miks ettevõtja uut raamatupidajat otsima hakkab.
Raamatupidaja ei pea igale kirjale vastama mõne minuti jooksul. Küll aga peaks kliendil olema teada, millise aja jooksul ta tavaliselt vastuse saab.
Kui küsimused jäävad korduvalt päevadeks või nädalateks vastuseta, võib see muutuda probleemiks. Eriti siis, kui ettevõtjal on vaja kiiresti teada, kuidas mõnda tehingut vormistada või mida teha enne olulise otsuse langetamist.
Hea koostöö puhul ei peaks ettevõtja mõtlema: „Kas raamatupidaja üldse sai mu kirja kätte?“
2. Aruanded ja muud kohustused kipuvad hilinema
Teine ohumärk on see, kui deklaratsioonide, majandusaasta aruande või muude kokkulepitud töödega pidevalt venitatakse.
Loomulikult peab ka ettevõtja oma osa tegema ning dokumendid ja vajaliku info õigel ajal edastama. Kui klient on oma kohustused täitnud, peaks ta saama eeldada, et raamatupidaja teeb kokkulepitud töö tähtajaks.
Kui ettevõtja peab pidevalt küsima, kas deklaratsioon on esitatud või millal majandusaasta aruanne valmis saab, hakkab usaldus koostöö vastu kaduma.
3. Raamatupidaja teadmised või töövõtted ei ole enam ajakohased
Raamatupidamine muutub koos maksureeglite, aruandlusnõuete ja tehnoloogiaga. Seetõttu peab ka raamatupidaja oma teadmisi pidevalt täiendama.
Tänapäeval saab suure osa dokumentide liikumisest, pangatehingute töötlemisest ja aruandlusest korraldada digitaalselt. Kõiki uusi lahendusi ei pea tingimata kasutusele võtma, kuid raamatupidaja peaks oskama hinnata, millised neist aitavad tööd lihtsustada.
Olen võtnud üle paar ettevõtet, mille raamatupidamist oli seni peetud Excelis. Exceli kasutamine ei tähenda iseenesest, et raamatupidamine oleks valesti tehtud, kuid nende ettevõtete puhul oli senine raamatupidaja oma töödega järje kaotanud ning tal puudus selge ülevaade ettevõtte raamatupidamise seisust.
Sellisel juhul tuleb kõigepealt välja selgitada, millised andmed on õiged ja millega saab edasi minna.
Kui senised töövõtted põhjustavad vigu või raamatupidajal puudub terviklik ülevaade ettevõtte raamatupidamisest, võib olla aeg otsida teistsuguse töökorraldusega raamatupidaja.
4. Ettevõtte vajadused on muutunud
Alati ei tähenda raamatupidaja vahetamine seda, et senine raamatupidaja oleks midagi halvasti teinud.
Ettevõte võib kasvada, võtta tööle töötajaid, registreerida end käibemaksukohustuslaseks või hakata tegema keerulisemaid tehinguid.
Senine raamatupidaja võib olla oma tööd hästi teinud, kuid ettevõte vajab nüüd teistsugust teenust või töökorraldust.
Kõige olulisem on, et koostöö raamatupidajaga annaks ettevõtjale kindluse, et tema raamatupidamine on korras ja ta saab vajadusel abi.
Kas raamatupidajat võib vahetada keset aastat?
Jah. Raamatupidaja vahetamiseks ei pea ootama majandusaasta lõppu.
Kõige lihtsam on töö üle anda kindla kuu lõpu seisuga. Nii saab senine raamatupidaja ühe kuu lõpetada ja uus raamatupidaja alustab järgmise kuu algusest kokkulepitud algsaldodega.
Olen ise võtnud kliente üle erinevatel aegadel aasta jooksul, ka näiteks novembris.
Kui aasta lõpuni on jäänud vaid kuu või kaks ja senise raamatupidajaga on võimalik normaalselt koostööd jätkata, võib kokku leppida, et tema lõpetab majandusaasta ja koostab ka majandusaasta aruande. Uus raamatupidaja alustab siis 1. jaanuarist.
Kui koostöö aga enam ei toimi, ei ole põhjust ainult kalendri pärast vahetust edasi lükata.
Kõige olulisem on selgelt kokku leppida, millise kuupäeva seisuga senine raamatupidaja töö lõpetab ja uus raamatupidaja selle üle võtab.
Näiteks kui uus raamatupidaja alustab 1. novembrist, peaks senine raamatupidaja lõpetama raamatupidamise 31. oktoobri seisuga ning andma üle vajalikud saldod ja muud andmed.
Kuidas raamatupidaja vahetamine samm-sammult käib?
Kui otsus on tehtud, tasub üleminek võimalikult täpselt kokku leppida. Nii on mõlemale poolele selge, kes millise töö eest vastutab.
1. Leia uus raamatupidaja ja lepi kokku alustamise aeg
Enne senise koostöö lõpetamist räägi uue raamatupidajaga läbi, millal ta saab töö üle võtta ja milliseid andmeid selleks vajab.
Kõige mugavam on töö üle anda kuu vahetusel.
2. Teata senisele raamatupidajale koostöö lõpetamisest
Anna teada, millise kuupäeva seisuga soovid koostöö lõpetada.
Kontrolli ka olemasolevat lepingut, sest seal võib olla kokku lepitud etteteatamistähtaeg või töö üleandmise kord.
Lepi kokku, kes esitab viimased deklaratsioonid ja kelle ülesandeks jääb majandusaasta aruande koostamine.
3. Küsi vajalikud raamatupidamisandmed
Uus raamatupidaja vajab eelkõige algsaldosid ülemineku kuupäeva seisuga ning nende kontrollimiseks vajalikke raamatupidamisandmeid.
Täpsema loetelu leiad järgmisest peatükist.
4. Korralda vajalikud ligipääsud
Anna uuele raamatupidajale vajalikud õigused e-MTAs ning ligipääs raamatupidamisprogrammile, kui soovid sama tarkvaraga jätkata.
Pärast töö üleandmist vaata üle ka senise raamatupidaja kasutajaõigused ja lõpeta need, mida enam vaja ei ole.
5. Uus raamatupidaja kontrollib üleantud andmed üle
Uus raamatupidaja kontrollib, kas vajalikud andmed on olemas ja kas nende põhjal saab tööga korrektselt jätkata.
Kui ilmnevad puudused või erinevused, tuleb välja selgitada, kuidas need lahendada.
6. Leppige kokku edasine töökorraldus
Lepi kokku, kuidas ja mis ajaks dokumendid raamatupidajani jõuavad, kuidas toimub suhtlus ning millised tööd kuuluvad kokkulepitud teenuse sisse.
Hea üleandmise tulemusena on selge, kus lõppes senise raamatupidaja töö ja kust algab uue oma.
Millised andmed tuleb eelmiselt raamatupidajalt kätte saada?
Kõige olulisemad on raamatupidamise saldod ülemineku kuupäeva seisuga. Nendest saavad uue raamatupidaja algsaldod.
Selleks, et kontrollida saldode õigsust ja vajadusel varasemaid tehinguid, on vaja ka järgmisi andmeid:
- Pearaamat vähemalt viimase aasta kohta – võimaldab kontrollida kontodel toimunud tehinguid ja saldode kujunemist.
- Ostureskontro – ülevaade tasumata ostuarvetest.
- Müügireskontro – ülevaade laekumata müügiarvetest.
- Põhivara arvestus – andmed ettevõtte põhivara, soetusmaksumuse ja kulumi kohta.
- Töötajate palgaarvestuse andmed – vajalikud palgaarvestuse jätkamiseks.
Samuti on vaja vajalikke õigusi e-MTAs ning vajadusel ligipääsu senisele raamatupidamisprogrammile.
Sõltuvalt ettevõtte tegevusest võib uus raamatupidaja küsida ka täiendavaid dokumente.
Üks sagedasemaid probleeme selgub alles e-MTAs
Minu praktikas on raamatupidamise ülevõtmisel üks sagedasemaid probleeme see, et e-MTAs esitatud deklaratsioonid või maksusaldod ei lähe kokku eelmiselt raamatupidajalt saadud pearaamatuga.
Sellisel juhul tuleb välja selgitada, millest erinevus tekkis.
Kas pearaamatus on mõni kanne puudu? Kas deklaratsiooni on parandatud, kuid vastav parandus on raamatupidamises tegemata? Või on erinevusel mõni muu põhjus?
Alles siis, kui põhjus on teada, saab otsustada, mida tuleb parandada.
Seetõttu ei tähenda raamatupidamise üleandmine minu jaoks ainult failide ja saldode kättesaamist. Oluline on ka kontrollida, kas üleantud andmed lähevad kokku esitatud deklaratsioonide ja maksuarvestusega.
Mis saab siis, kui vajalikud andmed jäävad eelmiselt raamatupidajalt saamata?
Ideaalis annab senine raamatupidaja kõik vajalikud andmed kokkulepitud ajaks üle. Praktikas ei lähe see alati nii sujuvalt.
Olen võtnud üle ettevõtteid, mille algsaldod olen saanud eelmiselt raamatupidajalt alles mitu kuud hiljem ja sedagi pärast korduvat küsimist.
Uus raamatupidaja saab jooksva raamatupidamisega alustada ka enne kõigi andmete kättesaamist, kuid kuni õiged algsaldod puuduvad, ei pruugi ettevõtte finantsseisust olla täielikku ülevaadet.
Näiteks ei pruugi olla teada, millised nõuded ja kohustused olid ülemineku hetkel üleval või kas varasemad saldod on õiged.
Mis saab siis, kui algsaldosid ei õnnestugi saada?
Olen kokku puutunud ka olukorraga, kus eelmine raamatupidaja lihtsalt kaob – kirjadele ja telefonile enam ei vasta ning vajalikke andmeid ei ole võimalik temalt kätte saada.
Kui eelmiselt raamatupidajalt ei ole algsaldosid võimalik saada, olen võtnud aluseks viimase majandusaasta aruande saldod.
See ei asenda ülemineku kuupäeva õigeid algsaldosid. Vahepeal toimunud tehingud tuleb samuti üle kontrollida ja raamatupidamises kajastada.
Keerulisem on olukord siis, kui puuduvad nii algsaldod kui ka majandusaasta aruanne, millele toetuda.
Sellisel juhul võib olla vajalik raamatupidamise taastamine olemasolevate dokumentide, pangaväljavõtete, deklaratsioonide ja muu kättesaadava info põhjal.
Raamatupidamise taastamine võib olla mahukas töö ning seda tehakse tavapärasest raamatupidamisteenusest eraldi ja lisatasu eest.
Kas uus raamatupidaja vastutab ka eelmise raamatupidaja tehtud töö eest?
Raamatupidaja vahetamisel tuleb kokku leppida, millisest kuupäevast alates uus raamatupidaja töö eest vastutab ja mida tehakse varasemate perioodidega.
Ülevõtmisel kontrollib uus raamatupidaja, kas saadud andmete põhjal on võimalik tööga jätkata. See ei tähenda aga automaatselt kogu varasemate aastate raamatupidamise põhjalikku kontrollimist.
Kui ilmnevad vead või põhjendamatud erinevused, tuleb välja selgitada nende põhjus ja vajadusel varasemaid perioode parandada.
Ülevõtmine ja varasemate perioodide parandamine on erinevad tööd
Uus raamatupidaja võib küsida raamatupidamise ülevõtmise eest ühekordset tasu.
Ülevõtmine hõlmab tavaliselt üleantud andmete esmast kontrollimist, algsaldode ja püsiandmete sisestamist ning vajadusel raamatupidamisprogrammi seadistamist.
Kui selle käigus selgub, et varasemates perioodides on vaja teha põhjalikumat kontrolli või parandusi, on tegemist eraldi tööga.
Samuti võib eraldi tasustatavaks tööks olla puuduliku raamatupidamise taastamine.
Enne koostöö alustamist tasub kokku leppida, mida ülevõtmistasu sisaldab ja milliste tööde eest võib lisanduda eraldi tasu.
Kuidas valida uus raamatupidaja, et sama olukord ei korduks?
Kui raamatupidaja vahetamise põhjuseks oli halb suhtlus või ebakindlus, tasub uue raamatupidajaga enne koostöö alustamist rääkida lisaks hinnale ka sellest, kuidas koostöö tegelikult toimima hakkab.
1. Lepi kokku, kuidas ja kui kiiresti suhtlete
Raamatupidaja ei pea olema ööpäev läbi kättesaadav, kuid kliendil peaks olema teada, millise aja jooksul võib tavaliselt vastust oodata.
Küsi, kuidas toimub igapäevane suhtlus ja mida teha kiireloomulise küsimuse korral.
2. Uuri, kuidas on korraldatud dokumentide liikumine ja tähtajad
Lepi kokku, kuidas jõuavad ostuarved, müügiarved, pangainfo ja muud dokumendid raamatupidajani ning mis ajaks peab klient vajaliku info edastama.
Samuti peaks olema selge, kes jälgib deklaratsioonide ja aruannete tähtaegu ning millal saab klient vajaliku info maksude tasumiseks.
3. Küsi, kuidas raamatupidaja hoiab oma teadmised ajakohasena
Raamatupidaja peaks olema kursis maksureeglite, aruandlusnõuete ja digilahendustega, mis võivad tema kliente mõjutada.
Oluline on ka see, et kasutatavad töövahendid sobiksid ettevõtte vajadustega.
4. Rääkige läbi, mis juhtub puhkuse või haiguse ajal
Ka raamatupidaja puhkab ja võib haigestuda.
Seetõttu tasub teada, kuidas on sellisel juhul korraldatud kiireloomulised tööd ja tähtajalised kohustused.
Üksinda töötaval raamatupidajal ei pruugi olla asendajat, kuid ka sellisel juhul peaks olema kokku lepitud, kuidas vajadusel toimida.
5. Vaata, kas koostööstiil sobib sinu ettevõttega
Mõni ettevõtja soovib raamatupidajaga suhelda vaid siis, kui midagi on vaja. Teine soovib rohkem nõu, selgitusi ja regulaarset ülevaadet ettevõtte numbritest.
Seetõttu tasub lisaks hinnale hinnata ka seda, kas raamatupidaja töökorraldus ja suhtlusviis sobivad sinu ootustega.
Raamatupidaja vahetamise eesmärk ei ole lihtsalt vana raamatupidaja asendamine uuega, vaid leida koostöö, mis annab ettevõtjale vajaliku kindlustunde.
Korduma kippuvad küsimused raamatupidaja vahetamise kohta
Kas raamatupidajat võib vahetada keset aastat?
Jah. Raamatupidajat võib vahetada igal ajal, kuid kõige mugavam on teha seda kuu vahetusel.
Kui aasta lõpuni on jäänud vaid kuu või kaks ja senine koostöö toimib, võib kokku leppida ka selles, et senine raamatupidaja lõpetab majandusaasta ja uus alustab järgmisest aastast.
Milliseid andmeid vajab uus raamatupidaja?
Kõige olulisemad on algsaldod ülemineku kuupäeva seisuga.
Lisaks vajab uus raamatupidaja pearaamatut, ostu- ja müügireskontrot, põhivara arvestust, töötajate palgaarvestuse andmeid ning vajalikke ligipääse e-MTA-le ja raamatupidamisprogrammile.
Mis saab siis, kui eelmine raamatupidaja ei anna algsaldosid üle?
Jooksvat raamatupidamist saab vajadusel alustada ka enne algsaldode kättesaamist, kuid ettevõtte finantsseisust ei pruugi seni olla täielikku ülevaadet.
Kui algsaldosid ei õnnestu saada, saab lähtepunktina kasutada viimase majandusaasta aruande saldosid, kuid vahepealsed tehingud tuleb samuti üle kontrollida.
Kui puuduvad ka vajalikud varasemad aruanded, võib olla tarvis raamatupidamine taastada. See on eraldi tasustatav töö.
Kas uus raamatupidaja kontrollib üle ka eelmise raamatupidaja töö?
Ülevõtmisel kontrollitakse tavaliselt, kas saadud andmete põhjal saab raamatupidamisega jätkata.
Kogu varasema raamatupidamise põhjalik kontroll ei kuulu automaatselt ülevõtmise hulka. Kui ilmnevad vead või erinevused, tuleb nende parandamine eraldi kokku leppida.
Kas raamatupidaja vahetamine maksab eraldi?
Võib maksta. Uus raamatupidaja võib küsida ühekordset ülevõtmistasu, mis katab näiteks andmete kontrollimise, algsaldode sisestamise ja programmi seadistamise.
Varasemate perioodide parandamine või raamatupidamise taastamine võib olla eraldi tasustatav töö.
Kokkuvõte: raamatupidaja vahetamine ei pea olema keeruline
Raamatupidaja vahetamine võib tunduda tülikas, eriti kui senine koostöö on kestnud pikemat aega.
Kui koostöö enam ei toimi, ei tasu aga ainult vahetusega kaasneva ebamugavuse pärast seda lõputult edasi lükata.
Raamatupidajat võib vahetada ka keset aastat. Kõige olulisem on kokku leppida selge ülemineku kuupäev ja korraldada vajalike andmete üleandmine.
Kui andmed on puudulikud või varasemas raamatupidamises ilmnevad vead, võib ülevõtmine tähendada lisatööd. Seetõttu on oluline juba alguses kokku leppida, kuidas selliseid olukordi lahendatakse.
Kõige tähtsam on, et pärast vahetust oleks sul jälle kindlus, et ettevõtte raamatupidamine on korras ja tead, kelle poole küsimustega pöörduda.
Kaalud raamatupidaja vahetamist?
Kui sa ei ole rahul senise raamatupidamisteenusega või oled juba otsustanud raamatupidajat vahetada, võta ühendust.
Kirjelda mulle lühidalt oma ettevõtet, praegust raamatupidamise korraldust ja mis põhjusel soovid raamatupidajat vahetada. Vaatame koos üle, milliseid andmeid on vaja eelmiselt raamatupidajalt saada ja kuidas oleks kõige mõistlikum üleminek korraldada.
Sa ei pea enne ühenduse võtmist teadma, kas kogu raamatupidamine on korrektselt üle antav – selle saame koos välja selgitada.
Esimene konsultatsioon on tasuta.