Veel aasta tagasi arvasin, et AI kasutamine raamatupidamises ei anna kuigi palju praktilist kasu.
Proovisin AI-d kasutada näiteks andmete analüüsimiseks, välisvaluutatehingute arvutamiseks ning maksu- ja õigusküsimuste selgitamiseks. Tulemused olid aga sageli üsna algelised. Suurema andmehulga töötlemisel võis osa tehinguid üldse vahele jääda ning pidevalt tuli kontrollida, mida AI tegelikult ära tegi ja mis töötlemata jäi. Mõnikord kulus kontrollimisele ja sobiva vastuse saamiseks küsimuse täpsustamisele peaaegu sama palju aega kui töö ise tegemisele.
Ka maksu- ja õigusküsimustes ei julgenud ma AI vastustele eriti tugineda. Vastus võis kõlada veenvalt, kuid see ei tähendanud, et see oleks olnud õige või põhinenud ajakohasel infol.
Aasta hiljem on minu kogemus üsna teistsugune.
Kasutan AI-d nüüd dokumentide ja andmete teisendamiseks vajalikesse formaatidesse, välisvaluutatehingute ümberarvestamisel, Exceli failide ja valemite koostamisel ning SQL-päringute loomisel. AI aitab mul ka kliendikirju selgemalt sõnastada, koostada kontrollitud andmete põhjal tekstide mustandeid ning muuta keerulised tarkvara kasutusjuhendid praktilisteks samm-sammulisteks juhenditeks.
Ka maksu- ja õigusküsimuste uurimisel on AI-st rohkem abi. Tänapäevased AI-lahendused saavad otsida veebist ajakohast infot ja viidata kasutatud allikatele. See muudab vajaliku teabe leidmise lihtsamaks, kuid ei tähenda, et vastust võiks kontrollimata usaldada.
Üks asi pole aga muutunud: AI-le tuleb osata anda selge ülesanne ning tema tehtud töö eest vastutab lõpuks ikkagi inimene.
Seetõttu ei ole minu jaoks enam küsimus, kas AI-d saab raamatupidamises kasutada. Saab küll.
Olulisemad küsimused on hoopis: milliste tööde puhul on AI-st päriselt abi, millal tuleb selle tulemust eriti hoolikalt kontrollida ning milliseid raamatupidamisandmeid võib AI-le üldse anda?
1. AI võimekus on aastaga märgatavalt muutunud
Minu kogemuse põhjal on AI võimekus viimase aastaga märgatavalt paranenud. Ülesanded, mille puhul pidin varem tulemust väga põhjalikult kontrollima või mida ei olnud mõtet AI abil üldse teha, õnnestuvad nüüd sageli palju paremini.
Eriti hästi olen seda märganud suuremate andmehulkade töötlemisel. Kui varem võis AI osa tehinguid vahele jätta või töödelda ainult osa antud andmetest, siis praegu saan teda kasutada juba üsna keerukate andmetöötlusülesannete juures.
Samas ei ole muutunud ainult AI. Ka mina olen õppinud paremini aru saama, kuidas talle ülesannet anda.
Mida täpsemalt kirjeldan lähteandmeid, soovitud tulemust ja tingimusi, seda suurem on tõenäosus saada kohe kasutatav tulemus. Keerukama ülesande puhul tasub kirjeldada ka töö etapid ning öelda, millisel kujul peab lõpptulemus olema esitatud.
Näiteks ei piisa alati korraldusest „konverteeri need tehingud eurodesse“. Oluline võib olla täpsustada, millise kuupäeva kurssi tuleb kasutada, millisest allikast see võtta, kuidas ümardada ning millisel kujul tulemus esitada.
AI areng ei tähenda seega, et raamatupidaja võiks talle lihtsalt andmed ette anda ja valmis tulemust ootama jääda. Hea tulemuse saamiseks peab kasutaja ise teadma, mida ta soovib saada ja milliste reeglite järgi ülesanne tuleb lahendada.
2. Dokumentide ja andmete konverteerimine
Üks valdkond, kus AI on minu töös juba päriselt aega säästnud, on andmete konverteerimine ühest formaadist teise.
Hea näide on korteriühistute veemõõtjate kaugnäitude töötlemine. Teenusepakkujalt saadud andmete struktuur ei pruugi olla selline, mida saan otse kasutatavasse süsteemi importida. Selle asemel, et andmeid käsitsi ümber tõsta või korrastada, saan AI abil lähteandmeid analüüsida ja teisendada need importimiseks sobivasse formaati.
Sellise lahenduse eelis tuleb eriti hästi välja siis, kui kortereid ja mõõtureid on palju. Iga näidu käsitsi ümbertõstmine oleks ajamahukas ning suurendaks ka sisestusvigade võimalust.
Enne importimist kontrollin siiski, et kõik algandmed oleksid alles, kirjete arv vastaks lähteandmetele ning näidud oleksid jõudnud õigete korterite ja mõõturite juurde.
Just siin näen üht AI praktilist väärtust raamatupidaja töös: AI ei pea tegema raamatupidaja eest otsuseid, et säästa märkimisväärselt käsitööd. Mõnikord piisab sellest, kui ta aitab andmed ühest süsteemist teise liikumiseks sobivale kujule viia.
3. Arvutused, välisvaluuta ja Excel
AI-st on mulle järjest rohkem abi ka arvutuste ja suuremate andmehulkade töötlemisel.
Üks praktiline näide on välisvaluutas tehtud tehingute ümberarvestamine. Raamatupidamises ei piisa sellest, et AI leiab internetist suvalise valuutakursi ja arvutab summa eurodesse.
Oluline on täpsustada, millise kuupäeva ja millise allika valuutakurssi tuleb vastavalt tehingu liigile ning kohaldatavatele arvestusreeglitele kasutada. Näiteks välisvaluutatehingu esmasel kajastamisel ja aruandekuupäeval tehtaval ümberhindlusel võivad olla erinevad arvestuspõhimõtted.
Praegu saab AI minu kasutatavates tööprotsessides selliste arvutustega juba päris hästi hakkama ning aitab suurema hulga tehinguid korraga ümber arvestada.
Tulemuse kontrollimiseks saab võrrelda tehingute arvu lähteandmetega, kontrollida kogusummasid ning teha mõne tehingu puhul arvutuse eraldi üle. Nii ei pea kõiki tehinguid käsitsi ümber arvutama, kuid saab vähendada riski, et mõni rida jääb vahele või kasutatakse vale kurssi.
Teine valdkond, kus AI-st on mulle palju abi, on Excel. AI saab aidata koostada tabeli struktuuri, luua vajalikke valemeid ning lahendada olukordi, kus tean, millist tulemust soovin, kuid sobiva valemi koostamine võtaks endal rohkem aega.
Olen AI-d kasutanud ka SQL-päringute koostamisel. Kui suurest andmehulgast on vaja näiteks turunduse jaoks kätte saada ainult kindlatele tingimustele vastavad andmed, saan kirjeldada, millist infot vajan, ning AI aitab koostada selleks sobiva päringu.
Kõigi nende tööde puhul on oluline, et inimene mõistaks, millist tulemust ta soovib, ning oskaks hinnata, kas saadud tulemus on loogiline.
AI aitab teha tehnilist tööd, kuid reeglid ja kontroll jäävad minu määrata.
4. AI aitab raamatupidajal kliendile lihtsamalt selgitada
Raamatupidaja töö ei koosne ainult numbritest ja aruannetest. Väga oluline osa sellest on kliendile selgitamine, mida üks või teine number, dokument või kohustus tema jaoks tähendab.
Siin võib kergesti tekkida möödarääkimisi. Raamatupidaja kasutab iga päev mõisteid ja väljendeid, mis tunduvad talle iseenesestmõistetavad, kuid ettevõtja ei pea raamatupidamise üksikasju tundma. Liiga keeruliselt sõnastatud selgitus võib tekitada uusi küsimusi või jääda hoopis valesti arusaadavaks.
Kasutan AI-d kliendikirjade toimetamisel, et minu koostatud tekst oleks grammatiliselt korrektne, ladus ja võimalikult üheselt mõistetav. Vajadusel palun keerulisema selgituse ümber sõnastada nii, et sellest saaks aru ka inimene, kes raamatupidamisega igapäevaselt ei tegele.
See ei tähenda, et lasen AI-l otsustada, mida kliendile raamatupidamis- või maksuküsimuses öelda. Sisuline vastus tuleb minult – AI aitab selle paremini sõnastada.
Selline kasutusviis võib tunduda väikese asjana, kuid praktikas on selgel suhtlusel suur väärtus. Kui klient saab juba esimesest kirjast aru, milliseid dokumente on vaja, mida temalt oodatakse või miks mõni tehing tuleb kindlal viisil kajastada, jääb ära hulk täpsustavaid kirju ja võimalikke arusaamatusi.
Minu jaoks on see üks AI praktilisemaid kasutusviise raamatupidamises: aidata erialaseid teadmisi kliendile arusaadavalt edasi anda.
5. AI aitab koostada tegevusaruandeid ja muid tekste
AI-st võib olla abi ka raamatupidamisega seotud tekstide koostamisel. Olen seda kasutanud näiteks majandusaasta aruande juurde kuuluva juhatuse tegevusaruande koostamisel.
Siin on oluline, millises järjekorras tööd teha. Kõigepealt peavad olemas olema õiged ja kontrollitud andmed ning vajalik taustainfo ettevõtte tegevuse kohta. Alles seejärel saab AI aidata nende põhjal teksti struktureerida ja sõnastada.
Minu jaoks on sobiv töökorraldus selline:
Kontrollitud andmed ja taustainfo → analüüs → AI abil teksti mustand → inimese kontroll ja lõplik tekst.
AI eelis on see, et ta suudab olemasolevast infost kiiresti kokku panna loogilise ja ladusa teksti. Samas ei tohiks talle jätta ülesannet puuduvat infot ise oletada.
Kui lähteandmetes pole näiteks infot mõne olulise sündmuse või ettevõtte tulevikuplaanide kohta, ei saa eeldada, et AI need õigesti ära arvab.
Sama põhimõte kehtib ka teiste raamatupidamisega seotud tekstide puhul. AI võib aidata olemasolevat infot korrastada, kokku võtta ja arusaadavalt sõnastada, kuid teksti sisulise õigsuse eest vastutab endiselt inimene.
6. Maksu- ja õigusküsimused – parem kui varem, aga kontroll on endiselt vajalik
Veel aasta tagasi olin AI kasutamise suhtes eriti ettevaatlik maksu- ja õigusküsimustes. Vastused võisid kõlada väga veenvalt, kuid alati polnud selge, kust info pärines või kas see oli üldse ajakohane.
Praegu on olukord minu kogemuse põhjal märgatavalt parem. Veebiotsingut võimaldavad AI-lahendused saavad otsida infot, leida õigusakte ja ametlikke selgitusi ning näidata kasutatud allikaid.
See muudab AI kasulikuks abiliseks näiteks siis, kui on vaja kiiresti leida konkreetset maksureeglit, seadusesätet või ametlikku juhendit.
Samas ei tähenda allika olemasolu automaatselt seda, et vastus on õige.
Maksu- ja õigusküsimuste puhul vaatan, millistele allikatele AI tugineb. Eelistan ametlikke allikaid, näiteks Maksu- ja Tolliameti juhendeid ning Riigi Teatajas avaldatud õigusakte. Kontrollida tuleb ka seda, kas info on ajakohane ja käsitleb just seda olukorda, mille kohta küsimus esitati.
Oluline on hinnata, kas AI tehtud järeldus tuleneb tegelikult viidatud allikast. AI võib leida õige õigusakti või juhendi, kuid tõlgendada seda konkreetse olukorra jaoks valesti või jätta arvestamata mõne olulise asjaolu.
Seetõttu kasutan AI-d maksu- ja õigusküsimustes eelkõige info otsimise, koondamise ja esialgse analüüsi abilisena, mitte lõpliku otsustajana.
Ka siin mõjutab tulemust küsimuse püstitamine. Mida täpsemalt on kirjeldatud tehingut, kuupäeva, osapooli ja muid olulisi asjaolusid, seda suurem on võimalus saada asjakohane vastus. Kui küsimusest puudub oluline info, võib AI anda loogilisena kõlava vastuse vale eelduse põhjal.
Kui varem oli sageli lihtsam vajalik info ise üles otsida, siis nüüd aitab AI mul sobivate allikateni kiiremini jõuda. Lõpliku hinnangu andmisel on aga endiselt vaja raamatupidaja teadmisi ja kontrolli.
7. AI kui abiline uue tarkvara õppimisel
Raamatupidaja töös tuleb aeg-ajalt kasutusele võtta uusi programme ja digitaalseid töövahendeid. AI-st on mulle olnud abi nende seadistamisel ja kasutamise õppimisel.
Tarkvara kasutusjuhend ei ole alati üks terviklik dokument, kust saab vajaliku vastuse kiiresti üles leida. Mõne programmi juhend paikneb osade kaupa erinevatel veebilehtedel ning ühe tööülesande lahendamiseks vajalik info võib olla mitmes eri kohas.
AI saab aidata infot otsida, erinevatest juhendi osadest vajaliku kokku koondada ning selle põhjal koostada konkreetse samm-sammulise tegevusjuhendi.
Näiteks saan kirjeldada, mida mul programmis teha on vaja, ning paluda AI-l tarkvara juhendite põhjal selgitada, millised seadistused tuleb teha ja millises järjekorras tegutseda. Vajadusel saab töö käigus esitada täpsustavaid küsimusi just selle sammu kohta, kus probleem tekib.
Minu jaoks on see palju praktilisem kui proovida kogu tarkvara dokumentatsioon järjest läbi töötada. AI aitab suurest ja hajutatud infost leida konkreetse ülesande jaoks vajaliku osa.
Ka siin tuleb kontrollida, et AI kasutaks õige tarkvaraversiooni ja ajakohaseid juhendeid. Programmid muutuvad ning vana juhendi põhjal antud sammud ei pruugi enam vastata sellele, mida kasutaja tegelikult ekraanil näeb.
AI ei asenda tarkvara ametlikku dokumentatsiooni, kuid võib olla väga hea teejuht dokumentatsiooni sees – aidates vajaliku info üles leida ja praktilisteks sammudeks muuta.
8. Mille puhul pole AI mind veel eriti aidanud?
Kuigi AI-st on mulle paljudes raamatupidamisega seotud töödes juba päriselt abi, ei ole ma saanud sellest seni kuigi suurt kasu raamatupidamisvigade otsimisel.
Kui mõne konto saldo ei klapi, aruandes on ootamatu erinevus või mõni tehing on valesti kajastatud, ei piisa vea leidmiseks sageli ainult ühest tabelist või aruandest. Põhjus võib peituda algdokumendis, vales kuupäevas, kandes, konto seadistuses või hoopis mõnes varasemas tehingus.
Raamatupidaja oskab oma kogemuse põhjal hakata probleemi samm-sammult kitsendama: millal erinevus tekkis, millised tehingud seda kontot mõjutavad ning milliseid dokumente või kandeid tasub järgmisena kontrollida.
AI-l ei pruugi aga olla kogu vajalikku konteksti. Põhjalikumaks analüüsiks tuleks talle mõnikord anda väga suur hulk raamatupidamisandmeid. Siin tekib omakorda küsimus, kas kõiki neid andmeid on üldse mõistlik või lubatud kasutatavasse AI-lahendusse sisestada.
Samuti võib AI pakkuda mitmeid võimalikke vea põhjuseid, kuid nende ükshaaval kontrollimine ei pruugi olla kiirem kui raamatupidaja enda tavapärane kontrolliprotsess.
See ei tähenda, et AI ei võiks tulevikus ka vigade leidmisel palju kasulikumaks muutuda. Juba praegu võib ta aidata analüüsi suunda leida või pakkuda, mida tasuks kontrollida. Minu senise kogemuse põhjal ei ole see aga veel valdkond, kus AI oleks minu tööd märkimisväärselt kiirendanud.
Kui mõni töö saab inimese enda kogemuse abil kiiremini ja kindlamalt tehtud, ei ole põhjust seda lihtsalt AI kasutamise pärast keerulisemaks muuta.
9. Suurim risk: milliseid andmeid AI-le anname?
Raamatupidamises AI kasutamisel ei piisa ainult küsimusest, kas AI saab talle antud ülesandega hakkama. Sama oluline on mõelda sellele, milliseid andmeid talle ülesande täitmiseks anname.
Raamatupidaja käsutuses on palju infot, mida ei saa lihtsalt suvalisse avalikult kasutatavasse AI-lahendusse kopeerida. Arved võivad sisaldada klientide ja tarnijate andmeid, palgaarvestuses on töötajate isiku- ja palgaandmed, pangaväljavõtetel kontonumbrid ja tehingute info ning lepingutes võib olla ettevõtte konfidentsiaalset teavet.
Andmekaitse Inspektsiooni selgituste kohaselt ei kaota tehisintellekti kasutamine ettevõtte seniseid isikuandmete kaitse kohustusi. Kui AI abil töödeldakse isikuandmeid, tuleb jätkuvalt järgida isikuandmete kaitse üldmäärust.
See ei tähenda, et AI-d ei saaks raamatupidamises selliste andmetega üldse kasutada. Oluline on teada, millist AI-lahendust kasutatakse, millistel tingimustel seal andmeid töödeldakse ja kas andmete edastamine sellesse keskkonda on lubatud.
Enne kliendi või töötaja andmete kasutamist tuleb muu hulgas hinnata, kas töötlemiseks on olemas õiguslik alus, kas teenusepakkujaga on vajaduse korral sõlmitud asjakohane andmetöötlusleping ning millised on andmete säilitamise, ligipääsu ja turvalisuse tingimused.
Samuti tuleb teada, kas andmeid edastatakse väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda ning kas sisestatud infot kasutatakse AI mudeli treenimiseks või edasiarendamiseks. Eraldi tuleb arvestada kliendiga sõlmitud lepingust tulenevaid konfidentsiaalsuskohustusi.
Praktikas tasub enne AI kasutamist küsida: kas ülesande lahendamiseks on üldse vaja anda AI-le kogu dokument?
Sageli ei ole.
Kui soovin näiteks abi Exceli valemi koostamisel, ei pea AI-le saatma kliendi tegelikku raamatupidamisfaili. Vajalikku tabeli struktuuri saab kirjeldada või kasutada näidisandmeid.
Ka andmete konverteerimise puhul tasub võimaluse korral eemaldada või asendada isikut tuvastavad andmed, mida ülesande täitmiseks vaja ei ole.
Samas ei tohiks eeldada, et kõik AI-teenused töötlevad sisestatud infot ühtemoodi. Enne tööalaseks kasutamiseks sobiva lahenduse valimist tuleb tutvuda selle kasutus- ja andmekaitsetingimustega.
Raamatupidaja jaoks tähendab see, et AI kasutamisel tuleb kaitsta kliendi andmeid sama hoolikalt nagu kõigis teistes tööprotsessides.
Seetõttu küsin enne konfidentsiaalsete või isikuandmeid sisaldavate dokumentide AI-le andmist endalt mitte ainult:
„Kas AI oskab selle ülesande ära teha?“
vaid ka:
„Kas AI vajab selle ülesande tegemiseks neid andmeid ja kas mul on õigus need just sellesse keskkonda sisestada?“
10. Kolm küsimust enne AI kasutamist raamatupidamises
AI võimalused arenevad kiiresti ning järjest rohkem raamatupidamisega seotud ülesandeid saab selle abil lihtsustada. See ei tähenda aga, et iga ülesanne tuleks kohe AI-le anda.
Minu jaoks aitab otsustamisel kolm lihtsat küsimust.
1. Kas AI oskab seda ülesannet teha?
Andmete konverteerimine, Exceli valemi koostamine, suurest juhendist vajaliku info leidmine või teksti selgemaks sõnastamine võivad olla ülesanded, kus AI annab kiiresti märgatava ajavõidu.
Kui aga AI kasutamine tähendab pikka ülesande selgitamist, mitut katset ja lõpptulemuse põhjalikku parandamist, võib töö ise tegemine olla lihtsam ja kiirem.
2. Kas tulemust saab kontrollida ja usaldada?
AI koostatud vastus, arvutus või fail võib esmapilgul tunduda täiesti korrektne. Sellest üksi ei piisa.
Kontrollimise viis sõltub ülesandest. Andmete konverteerimisel saab võrrelda kirjete arvu ja summasid lähteandmetega. Valuutaarvutuse puhul saab osa tehinguid eraldi üle arvutada. Maksu- või õigusküsimuse puhul tuleb kontrollida kasutatud allikaid ja AI tehtud järeldusi.
Mida suurem võib olla vea mõju, seda olulisem on põhjalik kontroll.
3. Kas neid andmeid tohib sellele AI-lahendusele anda?
Enne dokumendi või tabeli AI-le edastamist tuleb hinnata, kas ülesande lahendamiseks on vaja tegelikke andmeid või piisab näidisandmetest.
Kui tegelikke andmeid on siiski vaja kasutada, peab olema selge, millises keskkonnas neid töödeldakse ja kas selline andmete kasutamine on lubatud.
Need kolm küsimust aitavad otsustada, kas AI kasutamine muudab töö päriselt lihtsamaks, ilma et kannataks tulemuse usaldusväärsus või andmete turvalisus.
Kokkuvõte
Veel aasta tagasi olin AI kasutamise suhtes raamatupidamises üsna skeptiline. Praegu kasutan seda juba mitmes igapäevases tööprotsessis.
AI aitab mul konverteerida andmeid, teha arvutusi, koostada Exceli valemeid, leida vajalikku infot ning sõnastada keerulisi selgitusi arusaadavamalt.
Samas ei ole AI muutunud eksimatuks. Mõne ülesande puhul annab see märkimisväärse ajavõidu, teise puhul võib tulemuse kontrollimine võtta rohkem aega kui töö ise tegemine.
Minu jaoks jäävad AI kasutamisel kolm põhimõtet:
AI-le tuleb anda selge ülesanne.
AI tehtud töö tuleb vajalikus ulatuses üle kontrollida.
Kliendi ja ettevõtte andmeid tuleb kaitsta ka AI kasutamisel.
Raamatupidaja roll ei kao seetõttu, et AI suudab järjest rohkem ülesandeid täita. Vastupidi – mida rohkem tehnoloogia ise ära teeb, seda olulisemaks muutub oskus hinnata, kas saadud tulemus on õige, millal seda võib kasutada ja millal on vaja inimese professionaalset otsust.
Hästi kasutatuna võib AI aidata raamatupidajal teha vähem rutiinset käsitööd ning kasutada rohkem aega töödele, kus on vaja kogemust, hinnangut ja suhtlemist kliendiga.
Kui soovid lugeda lähemalt ka sellest, milliseid raamatupidamise tööprotsesse tasub automatiseerida, vaata artiklit „Raamatupidamise automatiseerimine väikeettevõttes – mida tasub automatiseerida ja mida mitte?“.
Kas sinu ettevõtte raamatupidamises saaks AI või automatiseerimine mõnda tööprotsessi lihtsustada?
Iga ettevõtte vajadused ja töökorraldus on erinevad. Mõne ettevõtte puhul annab suurima võidu dokumentide parem liikumine, teise puhul andmete töötlemise või korduvate tegevuste automatiseerimine.
Kui soovid oma ettevõtte raamatupidamise töökorralduse üle vaadata või otsid raamatupidajat, kes kasutab tänapäevaseid töövahendeid, kuid peab oluliseks ka andmete õigsust ja turvalisust, võta Summaarumiga ühendust.
Summaarum OÜ – kõik ühest kohast.