Raamatupidamise automatiseerimine on muutunud järjest tavalisemaks ning võib kergesti jääda mulje, et tänapäevane ettevõte peaks kasutama võimalikult palju automaatseid lahendusi. Tegelikult on väikeettevõtete vajadused väga erinevad.
Minu praktikas saadab enamik kliente ostuarved ja muud dokumendid e-postiga või laadib need Dropboxi või Google Drive’i. Mõned kasutavad e-arve teenust või CostPocketit. Samas leidub endiselt ettevõtjaid, kes koguvad tšekid ja muud dokumendid paberil kokku ning toovad need raamatupidajale – vahel lausa kilekotiga.
Oma töös kasutan digitaalseid lahendusi ja automatiseerimise võimalusi, sest need aitavad vähendada rutiinset andmesisestust ning jätavad rohkem aega sisuliseks raamatupidamistööks.
Automatiseerimise vajadus sõltub ettevõttest. Kui kuus on vaid mõned dokumendid ja pangatehingud, ei pruugi keeruka lahenduse kasutuselevõtt märkimisväärset ajavõitu anda. Dokumentide ja tehingute arvu kasvades võib aga käsitsi tehtav korduv töö hakata võtma juba palju aega.
Automatiseerimise eesmärk ei ole automatiseerida võimalikult palju, vaid vähendada korduvat käsitööd seal, kus see päriselt aega säästab, vigade võimalust vähendab ja töökorraldust lihtsustab.
Vaatame, milliseid raamatupidamise tegevusi tasub väikeettevõttes automatiseerida, millal automatiseerimine ennast ära tasub ja millal on lihtsam lahendus hoopis mõistlikum.
1. Alusta dokumentide liikumisest
Raamatupidamise automatiseerimine ei pea algama uue programmi või keerulise tehnilise lahenduse kasutuselevõtust. Väikese ettevõtte puhul võib esimene samm olla hoopis see, et dokumendid jõuavad raamatupidamisse digitaalselt ja kokkulepitud viisil.
Kui dokumendid liiguvad mitme eri kanali kaudu, on lihtne mõnel arvel või tšekil kahe silma vahele jääda. Samuti kulub aega nende kogumisele, sorteerimisele ja puuduva info küsimisele.
Seetõttu võib juba üks kindel dokumentide edastamise viis olla suur edasiminek. Kui dokumentide hulk kasvab, tasub kaaluda e-arvete või kuludokumentide digitaalse lahenduse kasutamist.
Minu eelistus on digitaalne dokumendiliikumine, sest see muudab koostöö kiiremaks ja vähendab dokumentide kadumise ohtu. Kõik ettevõtjad ei soovi ega oska siiski digitaalseid lahendusi kasutada. Mõne kliendi jaoks ongi raamatupidamisteenuse üks väärtus see, et ta saab paberil dokumendid raamatupidajale üle anda ega pea nende korrastamisega ise tegelema.
See ei tähenda, et raamatupidaja peaks kõik need dokumendid käsitsi sisestama. Vajadusel saab paberdokumendid skannida ja kasutada nende andmete automaatset tuvastamist. Nii saab raamatupidaja oma tööprotsessi digitaliseerida ka siis, kui klient eelistab paberil dokumente.
Arvestada tuleb siiski tegeliku ajakulu ja hinnaga. Kui dokumendi digiteerimine koos andmete kontrollimisega maksab rohkem kui selle käsitsi sisestamine, võib senine tööviis olla endiselt mõistlikum.
Oluline on leida lahendus, mis sobib nii ettevõtjale kui ka raamatupidajale ning aitab hoida dokumendid korras.
2. Kas ostuarvete andmeid tasub automaatselt sisestada?
Dokumentide digitaalselt raamatupidajani jõudmine on alles esimene samm. Järgmisena tuleb arvel olev info raamatupidamisprogrammi sisestada ja õigesti kajastada.
Kui arveid on vähe, ei pruugi käsitsi sisestamine olla probleem. Mõne dokumendi pärast ei ole tingimata mõistlik hakata kasutama uut tasulist lahendust.
Dokumentide hulga kasvades muutub aga olukord. Kui iga kuu tuleb sadadelt arvetelt samu andmeid käsitsi ümber kirjutada, kulub sellele märkimisväärselt aega ning suureneb sisestusvigade võimalus.
Sellisel juhul võib olla kasulik lahendus, mis tuvastab arvelt vajalikud andmed ja edastab need raamatupidamisprogrammi või aitab nende põhjal arve automaatselt töödelda.
Automaatselt tuvastatud andmed vajavad siiski kontrollimist. Programm võib teha ära rutiinse sisestustöö, kuid see ei otsusta raamatupidaja eest, kuidas konkreetset tehingut õigesti kajastada.
Seetõttu tasub enne automaatse arvetöötluse kasutuselevõttu hinnata dokumentide mahtu, praegust ajakulu ja lahenduse hinda. Automatiseerimine loob väärtust siis, kui see vähendab tegelikku töömahtu, mitte lihtsalt sellepärast, et tehniline võimalus on olemas.
3. Pangatehingute automatiseerimine säästab suurema mahu puhul aega
Pangatehingute sisestamine on üks tegevusi, kus automatiseerimisest võib olla palju kasu.
Pangaliidese abil saavad tehingud liikuda pangast otse raamatupidamisprogrammi ning neid ei ole vaja ükshaaval käsitsi sisestada. Teine võimalus on importida programmi pangaväljavõte.
Kui ettevõtte pangakontol toimub vaid mõni tehing kuus, ei pruugi pangaliidese kasutuselevõtt märkimisväärset ajavõitu anda. Suurema tehingumahu puhul võib käsitsi tehtava töö vähenemine olla aga oluline.
Siin tasub meeles pidada, et tehingu automaatne jõudmine raamatupidamisprogrammi ei tähenda veel selle õiget kajastamist.
Programm võib näiteks siduda laekumise müügiarvega või makse ostuarvega, kuid tehingu sisu ja õigsus vajavad endiselt kontrollimist.
Hästi toimiv pangaliides või pangaväljavõtte import aitab vähendada andmete ümbertrükkimist ning jätab raamatupidajale rohkem aega tehingute kontrollimiseks ja sisuliseks tööks.
4. Müügiarvete saatmine e-arvetena
Müügiarve koostamine digitaalselt ei tähenda veel, et kogu arveldamine on automatiseeritud. Arve võib koostada raamatupidamis- või arveldusprogrammis, kuid seejärel salvestada PDF-failina ja saata kliendile e-postiga.
E-arve puhul liigub masinloetav arve elektrooniliselt saatja süsteemist saaja süsteemi. Sõltuvalt kasutatavast lahendusest võib see toimuda otse või e-arve operaatori vahendusel.
Nii ei pea saaja arvel olevaid andmeid uuesti käsitsi sisestama ning arve jõuab tema kasutatavasse süsteemi edasiseks töötlemiseks.
E-arvete kasutamine on eriti praktiline siis, kui ettevõtte klientide hulgas on palju neid, kes e-arveid vastu võtavad. Enne lahenduse valimist tasub uurida, kas e-arvete saatmine sisaldub juba kasutatava programmi paketis.
Praktikas tuleb aga ette olukordi, kus väikeettevõtjal on vaja e-arve saata vaid harva. Näiteks võib tekkida vajadus esitada arve riigiasutusele, kes PDF-arvet vastu ei võta.
Kui ettevõtte raamatupidamisprogrammist e-arve saatmine eeldab eraldi operaatoriga lepingu sõlmimist ja teenuse seadistamist, ei pruugi seda ühe arve pärast olla mõistlik teha.
Alternatiivina saab e-arve koostada ja saata näiteks e-arveldaja kaudu. Minu kogemuse põhjal võib aga ka selle keskkonna esmakordne seadistamine olla inimesele, kes raamatupidamisega igapäevaselt ei tegele, üsna keeruline. Ettevõtja võib vajada raamatupidaja abi ning konto loomisele ja süsteemi tundmaõppimisele kulub aega.
See on hea näide sellest, miks ei tasu automatiseerimise puhul vaadata ainult tehnilisi võimalusi. Oluline on ka see, kui sageli lahendust kasutatakse ning kui palju aega ja raha selle kasutuselevõtt nõuab.
Regulaarse arveldamise korral võivad e-arved muuta töö märksa mugavamaks. Üksiku e-arve saatmiseks tasub aga valida võimalikult lihtne ja nõuetele vastav lahendus.
5. Maksmata arvete jälgimine ja meeldetuletused
Müügiarve saatmisega töö alati ei lõpe. Ettevõttel tuleb jälgida ka seda, kas arve on tähtajaks tasutud, ning vajadusel kliendile maksmata arvet meelde tuletada.
Kui müügiarveid on vähe, saab ettevõtja laekumistel enamasti ise silma peal hoida. Suurema arvu arvete puhul võib nende jälgimine ja maksetähtaja ületanud arvete kontrollimine võtta juba märkimisväärselt aega.
Raamatupidamis- või arveldusprogramm võib aidata välja tuua tähtaja ületanud arved ning sõltuvalt lahendusest saata kliendile automaatse maksemeeldetuletuse.
Samas ei pruugi iga tähtaja ületanud arve vajada automaatset meeldetuletust.
Ettevõtja võib olla kliendiga kokku leppinud hilisema maksetähtaja või teada muud põhjust, miks arve pole veel tasutud. Sellises olukorras võib automaatselt saadetud meeldetuletus olla hoopis ebavajalik.
Seetõttu on sageli mõistlik automatiseerida võlgnevuste jälgimine, kuid jätta ettevõtjale võimalus otsustada, millal ja kuidas kliendile meeldetuletus saata.
Nii aitab tehnoloogia hoida laekumistel silma peal, ilma et kaoks personaalne suhtlus klientidega.
6. Korduvad raamatupidamisarvestused
Raamatupidamises on tegevusi, mida tehakse iga kuu samade reeglite järgi. Just sellised korduvad arvestused sobivad sageli hästi automatiseerimiseks.
Hea näide on põhivara amortisatsiooni arvestamine.
Kui põhivara soetusmaksumus, amortisatsioonimäär ja muud vajalikud andmed on programmis õigesti määratud, saab programm amortisatsiooni edaspidi automaatselt arvestada. Raamatupidajal ei ole vaja iga kuu sama arvutust uuesti käsitsi teha.
Samuti saab mõnes raamatupidamisprogrammis automatiseerida ettemakstud kulude periodiseerimist.
Näiteks kui ettevõte tasub kindlustuse või tarkvaralitsentsi terveks aastaks ette, saab kulu jagada vastavate kuude vahel nii, et programm koostab vajalikud perioodilised kanded.
Sellise automatiseerimise eelis ei ole ainult ajavõit. Samuti väheneb oht, et mõni regulaarne arvestus jääb kogemata tegemata või käsitsi arvutamisel tekib viga.
Oluline on siiski õigete algandmete ja seadistuste kasutamine. Kui näiteks amortisatsioonimäär, arvestuse alguskuupäev või periodiseerimise periood on valesti määratud, võib programm sama viga järjepidevalt korrata.
Seetõttu on raamatupidaja ülesanne seadistused üle kontrollida ja veenduda, et arvestused vastavad ettevõtte tegelikule olukorrale.
Hästi seadistatud automaatika võimaldab vähendada korduvat arvutamist ning keskenduda rohkem tulemuste kontrollimisele ja analüüsimisele.
7. Kas ettevõtja peab tulevikus ise aruandeid otsima?
Raamatupidamise automatiseerimine ei puuduta ainult dokumentide sisestamist ja korduvate kannete tegemist. Tehisintellekti kasutuselevõtt võib muuta ka seda, kuidas ettevõtja oma raamatupidamisandmetest vajalikku infot saab.
Traditsiooniliselt tuleb ettevõtjal vajaliku info leidmiseks avada raamatupidamisprogrammis õige aruanne või küsida seda raamatupidajalt.
AI-ga ühendatud äritarkvara puhul võib info leidmine muutuda märksa lihtsamaks. Selle asemel, et otsida õiget aruannet ja selle ridu tõlgendada, saab kasutaja esitada küsimuse tavakeeles, näiteks:
„Kes on meile praegu võlgu ja kui palju?“
Sellised võimalused on juba olemas ning tõenäoliselt muutuvad järjest tavalisemaks.
Ettevõtja jaoks on nende väärtus eelkõige selles, et ta ei pea õppima kasutama järjekordset keerulist töövahendit, vaid saab ettevõtte andmetest vajaliku info kiiremini kätte.
Samas ei muuda AI raamatupidamisandmeid automaatselt õigeks. Vastuse kvaliteet sõltub sellest, kas raamatupidamine on korrektselt tehtud, millised andmed on süsteemis ning millele AI-l ligipääs on.
Oluliste finants- ja maksuotsuste puhul jääb vajalikuks inimese kontroll.
Enne sellise lahenduse kasutuselevõttu tuleb hinnata ka selle hinda ja turvalisust. Täiendavad kasutajad, integratsioonid või AI-funktsioonid võivad tähendada lisakulu. Samuti peab olema selge, kes pääseb ettevõtte finantsandmetele ligi ja kuidas neid kaitstakse.
AI kasutamine võib seega muuta raamatupidamise ettevõtja jaoks arusaadavamaks ja kättesaadavamaks, kuid see ei asenda korrektseid algandmeid ega professionaalset hinnangut.
Mida ei tasu automatiseerida?
Automatiseerimine sobib kõige paremini tegevustele, mis korduvad ja mille puhul saab ette anda selged reeglid.
Raamatupidamises tuleb aga pidevalt ette olukordi, kus ainult reeglitest ei piisa ning vaja on hinnata tehingu sisu ja asjaolusid.
Näiteks võib programm arvelt andmed tuvastada ja pakkuda, kuidas tehingut kajastada. Ebatavalisema tehingu puhul tuleb aga ikkagi otsustada, millisele kontole kulu kuulub, kas ja millises ulatuses võib sisendkäibemaksu maha arvata või millises perioodis tehing kajastada.
Samuti võivad erandlikud tehingud vajada täiendavaid dokumente või selgitusi.
Ka AI võib raamatupidajat sellistes küsimustes aidata, näiteks infot otsida, andmeid analüüsida või võimalikke vigu märgata. Kuid AI vastust ei tohiks võtta automaatselt õige raamatupidamis- või maksualase otsusena.
Maksureeglid muutuvad ning konkreetse tehingu õige käsitlus võib sõltuda asjaoludest, mida süsteem ei tea.
Eriti oluline on märgata tavapärasest erinevaid tehinguid. Kui selline tehing läbib automaatse protsessi samade reeglite järgi nagu kõik teised, võib viga jääda pikaks ajaks märkamata.
Seetõttu ei peaks eesmärk olema inimese eemaldamine raamatupidamisprotsessist. Mõistlikum on automatiseerida rutiinne töö ning jätta inimesele ülesanded, kus on vaja hinnangut, kogemust ja vastutust.
Hea automatiseerimine ei asenda raamatupidaja professionaalset otsust – see vabastab tema aega nende otsuste tegemiseks.
Kuidas otsustada, mida sinu ettevõttes automatiseerida?
Kõike, mida on tehniliselt võimalik automatiseerida, ei ole vaja automatiseerida.
Väikese ettevõtte puhul tasub enne uue lahenduse kasutuselevõttu hinnata, kas sellest saadav kasu on suurem kui seadistamisele, kasutamisele ja võimalikele lisatasudele kuluv ressurss.
Otsustamisel võib abi olla neljast küsimusest.
1. Kas see tegevus kordub regulaarselt?
Mida sagedamini tuleb teha sama või väga sarnast tööd, seda suurem võib olla automatiseerimisest saadav kasu.
2. Kui palju aega sellele praegu kulub?
Kui mõne tegevuse käsitsi tegemine võtab iga kuu mitu tundi, tasub uurida, kas seda saaks vähemalt osaliselt automatiseerida. Kui tegevusele kulub vaid mõni minut, ei pruugi uue lahenduse seadistamine ennast ära tasuda.
3. Kas käsitsi tegemisel võib kergesti tekkida vigu?
Andmete ümberkirjutamine ja muud korduvad tegevused suurendavad eksimisvõimalust. Hästi seadistatud automatiseerimine võib selliseid vigu vähendada, kuid valesti seadistatud süsteem võib sama viga järjepidevalt korrata.
4. Kas automatiseerimise kasu õigustab selle kulu ja seadistamise vaeva?
Arvestada tuleb nii tarkvara hinna kui ka seadistamisele ja õppimisele kuluva aja, võimalike lisamoodulite, liidestuste ja kasutajatasudega.
Näiteks kui ettevõttel on kuus viis ostuarvet, ei pruugi nende töötlemiseks keeruka automatiseeritud süsteemi kasutuselevõtt olla mõistlik.
Kui dokumente on aga mitusada ning nende käsitsi töötlemisele kulub iga kuu mitu tundi, võib sama lahendus anda juba olulise ajavõidu.
Hea automatiseerimise mõõdupuu ei ole see, kui palju tegevusi on automatiseeritud, vaid see, kas töökorraldus muutub selle tulemusena lihtsamaks, kiiremaks ja töökindlamaks.
Kokkuvõte
Automatiseerimine on tänapäevase raamatupidamise loomulik osa. Hästi valitud digitaalsed lahendused aitavad säästa aega, vähendada vigade võimalust ja muuta raamatupidamise ettevõtja jaoks mugavamaks.
Mõne ettevõtte puhul piisab hästi korraldatud digitaalsest dokumendiliikumisest ja mõnest automaatsest funktsioonist. Suurema dokumentide või tehingute mahu korral võivad e-arved, pangaliidesed ja automaatne arvetöötlus anda juba märkimisväärse ajavõidu.
Tehnoloogia arenguga muutub ka raamatupidaja töö. Rutiinse andmesisestuse kõrval muutuvad järjest olulisemaks seadistused, liidestused, tulemuste kontroll ja oskus märgata olukordi, mida automaatika õigesti käsitleda ei oska.
Ka tehisintellekt loob uusi võimalusi ettevõtte finantsandmete kasutamiseks. Kuid olenemata tehnoloogia arengust jäävad oluliseks andmete õigsus, turvalisus ja raamatupidaja professionaalne hinnang.
Hea raamatupidamise töökorraldus ei pea olema võimalikult keeruline ega võimalikult automatiseeritud. See peab sobima sinu ettevõtte suuruse, dokumentide mahu ja tegelike vajadustega.
Kas sinu ettevõtte raamatupidamise töökorraldus võiks olla lihtsam?
Kui soovid teada, milline raamatupidamise töökorraldus sobiks sinu ettevõttele ja milliseid tegevusi oleks mõistlik automatiseerida, võta Summaarumiga ühendust.
Kirjelda lühidalt oma ettevõtte tegevust ja dokumentide mahtu ning vaatame koos, milline lahendus oleks sinu ettevõtte jaoks mõistlik.
Summaarum OÜ – kõik ühest kohast.